Zoho WorkDrive - veja as 19 novas funcionalidades na nova versão 6.0

A inteligência artificial está redefinindo a forma como as empresas processam dados. Grandes modelos de linguagem conseguem compreender o contexto, gerar insights e acionar ações em várias etapas em diversos sistemas — mas somente quando estão fundamentados em conteúdo empresarial estruturado, acessível e governado. Sem essa base, mesmo os modelos mais avançados operam isolados do conhecimento que impulsiona as decisões de negócios reais.

Em todas as organizações, o conhecimento crítico reside em arquivos do dia a dia — contratos, relatórios de conformidade, apresentações de vendas, gravações de integração, faturas e webinars. No entanto, grande parte dessas informações permanece presa em documentos estáticos, difíceis de interpretar, automatizar ou conectar aos processos de negócios.

À medida que as empresas aceleram as operações digitais, o verdadeiro desafio não é mais o armazenamento seguro. É transformar conteúdo não estruturado em inteligência conectada e contextualizada que possa embasar decisões, integrar-se a sistemas e operar como parte de um ecossistema digital mais amplo.

O Zoho WorkDrive 6.0 marca o próximo passo nessa evolução. Em vez de tratar arquivos como pontos finais, a Zoho esta fortalecendo sua plataforma para funcionar como uma camada inteligente de gerenciamento de conteúdo, onde as informações são enriquecidas com contexto, facilmente localizáveis, integradas perfeitamente entre aplicativos e governadas com precisão empresarial. Com base nos avanços anteriores, esta fase concentra-se em aprofundar a inteligência, expandir as capacidades de automação, melhorar a acessibilidade e reforçar a governança, permitindo que as organizações ativem o conteúdo como um ativo estratégico, e não apenas como um repositório.

Nesta versão 6.0 a Zoho trouxe 19 novas funcionalidades ou melhorias no WorkDrive. Com este upgrade o Zoho WorkDrive elevou o nível de recursos e ferramentas disponível como nunca visto ampliando ainda mais a lista de diferenciais perante a seus concorrente como Google Drive e Microsoft OneDrive. Veja neste artigo estes novos recursos em detalhes nos tópicos a seguir.

O WorkDrive agora permite que você personalize a visualização de seus arquivos adicionando e classificando colunas com detalhes como proprietário, tamanho ou tipo de arquivo. Você pode classificar esses detalhes nas visualizações em Lista e Compacta, facilitando a visualização. Mais detalhes neste artigo

Faça perguntas diretamente em qualquer arquivo para obter respostas instantâneas com base no conteúdo real. O Zia analisa cada detalhe, desde as palavras faladas em gravações até os dados em apresentações, para que você possa extrair fatos e contexto específicos sem precisar assistir, ouvir ou percorrer todo o documento. Mais detalhes neste artigo

Acesse rapidamente os arquivos que você precisa com sugestões inteligentes e personalizadas com base na sua atividade e na da sua equipe. Mostra os arquivos acessados ​​recentemente, os que você trabalha com frequência e os que sua equipe usa regularmente, tudo em um só lugar. Confira a guia Sugestões de Arquivos para ver o que é relevante hoje. Mais detalhes neste artigo

O TrueSync agora está disponível para Linux, permitindo que você acesse todos os seus arquivos diretamente da sua área de trabalho sem usar o armazenamento local. O aplicativo TrueSync cria uma unidade virtual para sua conta WorkDrive, permitindo que você navegue, abra e gerencie arquivos sem precisar baixá-los. Mais detalhes neste artigo

Integre o WorkDrive com o Zoho MCP para permitir que agentes de IA lidem com tarefas complexas no WorkDrive e em outros aplicativos usando comandos simples. Após a configuração, sua IA pode mover um arquivo, compartilhá-lo com a pessoa certa e enviar uma mensagem personalizada, tudo acionado por um único comando. Mais detalhes neste artigo

Agora, os fluxos de trabalho permitem incluir pessoas externas à sua empresa, como clientes ou parceiros, em seus processos automatizados. Você pode atribuir tarefas a elas, como revisões e aprovações, ou permitir que elas acionem fluxos de trabalho automáticos, facilitando a conclusão de projetos sem a necessidade de trocas constantes de e-mails. Mais detalhes neste artigo

Use funções personalizadas baseadas em Deluge e conexões OAuth para vincular fluxos de trabalho do WorkDrive a outros aplicativos Zoho ou de terceiros. Isso permite executar ações automatizadas complexas em diferentes plataformas, garantindo que seus dados sejam transferidos perfeitamente entre os sistemas sem esforço manual. Mais detalhes neste artigo

Os novos controles de acessibilidade permitem que todos trabalhem confortavelmente, personalizando o tamanho do texto, o contraste e a navegação. Com suporte aprimorado para leitores de tela e ferramentas de foco, como máscaras de leitura, o WorkDrive garante uma experiência mais inclusiva para todos os membros da equipe. Mais detalhes neste artigo

Defina datas de expiração para arquivos compartilhados por e-mail para obter maior controle sobre seus dados. Após a data expirar, os destinatários não poderão mais abrir ou baixar os arquivos, garantindo que seu conteúdo compartilhado permaneça seguro e com prazo de validade. Mais detalhes neste artigo

Arquive as pastas da equipe que não são necessárias no momento para ocultá-las do uso ativo. Depois de arquivadas, os usuários não podem acessar seus arquivos ou pastas, mas todos os dados, funções de membros e permissões de compartilhamento permanecem intactos. Mais detalhes neste artigo

Marque um arquivo como final para indicar que ele está completo ou aprovado. Isso transforma o arquivo em uma versão somente leitura, que impede edições adicionais ou alterações acidentais, mantendo seu trabalho final exatamente como foi concebido. Mais detalhes neste artigo

O WorkDrive agora permite visualizar e gerenciar todas as versões anteriores de um arquivo em uma única página. Você pode alternar entre as versões instantaneamente para comparar alterações e acompanhar atualizações em tempo real sem sair da sua visualização atual. Mais detalhes neste artigo

O WorkDrive agora permite personalizar a aparência de arquivos, pastas e vídeos quando incorporados em outros sites ou blogs. Você pode ajustar o tamanho, o layout e a cor do tema, ou definir opções de vídeo, como reprodução automática e em loop, para combinar perfeitamente com o estilo do seu site. Mais detalhes neste artigo

O WorkDrive agora detecta automaticamente arquivos com o mesmo nome e extensão durante os uploads. Você pode optar por atualizar o arquivo existente, manter ambas as cópias ou ignorar o upload para evitar sobrescritas acidentais e manter tudo organizado.

A lista de arquivos grandes ajuda você a revisar rapidamente os arquivos que ocupam muito espaço de armazenamento da sua equipe. Em vez de procurar em pastas, você pode ver rapidamente o que está ocupando mais espaço e excluir versões antigas para liberar espaço para sua equipe. Mais detalhes neste artigo

A Zia agora cria resumos para arquivos de áudio e vídeo para que você não precise ouvir ou assistir à gravação completa. Ele seleciona automaticamente os pontos principais e oferece uma visão geral rápida para ajudar você a entender as informações essenciais e obter o que precisa mais rapidamente. Mais detalhes neste artigo

As políticas DLP do WorkDrive agora usam regras mais inteligentes para identificar informações confidenciais. Você pode definir padrões de detecção usando várias palavras-chave, expressões regulares ou identificadores integrados, como dados PHI, para maximizar a precisão e fortalecer a conformidade para seus arquivos confidenciais.. Mais detalhes neste artigo

Você pode escolher membros específicos, grupos ou qualquer pessoa com acesso de edição para atribuir modelos de dados. Com suporte para até 1.000 campos personalizados por equipe e 1.000 campos pesquisáveis, você obtém melhor capacidade de descoberta de dados e maior controle administrativo. Mais detalhes neste artigo

Os administradores podem exigir que convidados externos forneçam detalhes antes de abrir links compartilhados e controlar se arquivos que não são do Zoho podem ser editados usando as ferramentas do Zoho, proporcionando-lhes melhor controle do acesso externo e do gerenciamento de arquivos. Eles também podem otimizar o espaço de trabalho da equipe definindo layouts de pastas padrão e preferências de visualização para todos os usuários. Mais detalhes neste artigo