A transformação digital nas pequenas e médias empresas tem um custo — e ele está se tornando cada vez mais difícil de justificar. À medida que os times adotam mais ferramentas de produtividade, colaboração, armazenamento e comunicação, o orçamento de TI cresce de forma fragmentada, silenciosa e, muitas vezes, descontrolada.
Para o Gerente Financeiro ou Administrativo, o desafio é claro: encontrar formas de reduzir custos com TI sem comprometer as ferramentas essenciais de trabalho. A resposta está na consolidação. Neste artigo, mostramos como realizar uma auditoria de licenças e apresentar, com dados, por que suites integradas como o Zoho Workplace são a são a melhor forma de economizar sem perder produtividade.
O problema: gastos pulverizados e pouca visibilidade
Na prática, muitas PMEs utilizam diferentes soluções para cada necessidade:
- Google ou Microsoft para e-mail
- Zoom para reuniões
- Dropbox ou OneDrive para armazenamento
- Slack ou WhatsApp para comunicação interna
- Planilhas avulsas para controle de licenças
O resultado é um cenário com múltiplos fornecedores, planos distintos, renovações automáticas e sobreposição de funções. Além do custo financeiro, esse modelo dificulta o controle, aumenta os riscos de segurança e reduz a produtividade — justamente o oposto do que a TI deveria proporcionar.
Passo 1: faça uma auditoria de licenças
O primeiro passo para uma redução de custos eficaz é a visibilidade. Isso significa fazer um inventário de tudo o que está sendo contratado hoje.
A auditoria de licenças deve responder às seguintes perguntas:
- Quais ferramentas de produtividade a empresa utiliza atualmente?
- Qual o custo mensal de cada uma?
- Quantos usuários ativos existem em cada plataforma?
- Há planos pagos sendo subutilizados?
- Existem ferramentas com funções semelhantes que podem ser consolidadas?
Esse levantamento pode ser feito com o apoio do time de TI, mas deve ser centralizado no financeiro para garantir uma visão clara de todo o impacto orçamentário.
Passo 2: identifique redundâncias e desperdícios
Com a auditoria em mãos, é comum identificar:
- Licenças pagas não utilizadas (ex: e-mails inativos)
- Dois ou mais aplicativos com a mesma função (ex: Google Drive + Dropbox)
- Ferramentas com planos contratados acima da necessidade real
- Falta de integração entre plataformas, exigindo tempo da equipe para alternar entre sistemas
Esses pontos representam despesas ocultas que, somadas, comprometem a eficiência operacional da empresa.
Passo 3: considere suites integradas como solução
A próxima etapa é avaliar suites integradas, que reúnem todas as ferramentas de trabalho em um único ecossistema. Um exemplo claro é o Zoho Workplace.
O Zoho Workplace inclui:
- Zoho Mail: e-mail corporativo com domínio próprio e segurança avançada
- Zoho Cliq: comunicação interna via chat com canais e bots
- Zoho WorkDrive: armazenamento em nuvem com controle por equipe e permissão
- Zoho Meeting: videoconferência com gravação e integração ao calendário
- Zoho Writer, Sheet, Show: pacote office online (documentos, planilhas e apresentações)
- Zoho Connect: intranet e comunicação organizacional
Tudo isso com valores até 60% menores do que a combinação das ferramentas concorrentes.
Redução de custos na prática: exemplo realista
Considere uma PME com 20 colaboradores. A empresa utiliza:
- Google Workspace (R$ 27,60 por usuário)
- Zoom (R$ 70 mensais)
- Slack (R$ 45 por usuário)
- Dropbox (R$ 60 por usuário)
- Microsoft Office (R$ 30 por usuário)
O custo mensal por colaborador ultrapassa R$ 150 — isso sem considerar integrações e suporte técnico. Com o Zoho Workplace, é possível consolidar todas essas funções por menos de R$ 30 por usuário/mês, com integração nativa, suporte local e maior controle administrativo.
Benefícios além da economia
A redução de custos é um dos principais argumentos, mas não é o único. Consolidar o ambiente digital da empresa também traz:
- Previsibilidade orçamentária: contratos unificados, com gestão central
- Segurança aprimorada: controle de acessos e permissões em um só painel
- Padronização de processos: todos os times utilizam as mesmas ferramentas
- Facilidade de treinamento e onboarding: colaboradores novos aprendem mais rápido
- Menos suporte técnico: ambientes integrados reduzem erros e dúvidas
Além disso, o Zoho Workplace pode evoluir com a empresa. Ele é parte de um ecossistema maior (Zoho One), com CRM, ERP, automação de marketing, help desk, entre outros — todos com o mesmo padrão de integração e acessibilidade.
Como justificar a mudança internamente
Para convencer a direção ou os gestores da empresa, o Gerente Financeiro pode apresentar um plano estruturado, com os seguintes pontos:
- Diagnóstico da situação atual (mapa de ferramentas e custos)
- Cálculo da economia com consolidação (antes e depois)
- Comparativo de funcionalidades essenciais
- Benefícios operacionais e estratégicos
- Plano de migração com apoio técnico especializado
É importante destacar que a transição pode ser feita de forma gradual, com migração assistida e suporte local — especialmente se for conduzida com o apoio de parceiros oficiais como a Apollonix, especialista em implementação de soluções Zoho no Brasil.
A gestão do orçamento de TI não pode se limitar a cortes aleatórios. Ela exige estratégia, controle e foco em eficiência.
Ao adotar uma abordagem baseada em auditoria de licenças e considerar suites integradas como o Zoho Workplace, o Gerente Financeiro consegue reduzir custos com inteligência, simplificar a gestão de ferramentas e manter a empresa alinhada com os princípios da transformação digital. Menos sistemas desconectados. Mais controle. E um resultado financeiro que se sente já nos primeiros meses.
