Nos últimos anos, os softwares em modelo de assinatura (SaaS) se tornaram protagonistas no dia a dia das empresas. Do e-mail corporativo ao CRM, passando por ferramentas de colaboração, armazenamento em nuvem e gestão de projetos, o uso de plataformas digitais cresceu — e, com ele, o impacto no orçamento.
No entanto, com a expansão do uso também veio um novo desafio: visibilidade e controle sobre os gastos com software. Muitas pequenas e médias empresas acumulam licenças isoladas, redundâncias funcionais e planos subutilizados. E quem sente esse impacto direto é o setor financeiro.
Neste artigo, mostramos como o Gerente Financeiro ou Administrativo pode assumir um papel estratégico no controle de custo com software, adotando uma metodologia eficaz para gestão de licenças e explorando o potencial de plataformas integradas, como o Zoho Workplace, para reduzir despesas repetidas e simplificar a operação.
O problema invisível: licenças dispersas, orçamentos comprometidos
É comum encontrar empresas onde o Marketing contrata uma ferramenta para agendamento de posts, o Comercial usa um CRM diferente do sistema do suporte, e o Financeiro opera com planilhas em paralelo a um ERP. Para completar, cada equipe escolhe seu próprio aplicativo de armazenamento, comunicação ou produtividade.
O resultado é uma estrutura fragmentada, com múltiplos contratos, planos redundantes, logins distribuídos e pagamentos automáticos recorrentes, muitas vezes não monitorados. Isso cria um cenário de baixa visibilidade, alto custo e difícil controle.
Mais do que apenas desperdício financeiro, esse modelo gera riscos operacionais: segurança fragilizada, falhas de compliance e dificuldades na gestão de acessos.
Como implementar um controle de custo com software
A boa notícia é que o controle pode ser retomado. E o ponto de partida está na organização. A seguir, mostramos uma metodologia prática para o Gerente Financeiro aplicar imediatamente.
1. Mapear todas as ferramentas contratadas
O primeiro passo é fazer um inventário completo de todos os softwares usados na empresa. Isso inclui:
Ferramentas de produtividade (e-mail, drive, chat, videoconferência)
Softwares por área (CRM, ERP, atendimento, marketing)
Aplicações por assinatura (Zoom, Slack, Dropbox, Trello, etc.)
Ferramentas gratuitas usadas de forma informal
Liste nome, função, valor mensal/anual, forma de pagamento, número de usuários e responsável interno por cada ferramenta.
2. Avaliar uso e redundância
Com o inventário em mãos, avalie:
Quais ferramentas têm funções semelhantes?
Existem licenças pagas sem uso ativo?
Há planos contratados com mais recursos do que a empresa realmente utiliza?
É possível consolidar funções em uma única plataforma?
Essa análise é fundamental para identificar economias imediatas e ganhos de eficiência.
3. Padronizar o controle
Crie uma política interna para contratação de software. Toda nova aquisição deve passar por um processo formal de validação, considerando:
Necessidade real
Alternativas já disponíveis na empresa
Integração com as ferramentas existentes
Custo-benefício comparativo
Centralização do pagamento e gestão pelo Financeiro
Isso evita contratações isoladas e melhora a previsibilidade do orçamento.
A estratégia inteligente: unificação com plataformas integradas
Mais do que cortar ferramentas, o caminho mais eficaz para equilibrar custo e desempenho é apostar em plataformas integradas. Ao reunir diversos recursos em um único ecossistema, a empresa reduz gastos, simplifica a operação e aumenta o controle.
Um bom exemplo é o Zoho Workplace. Ele reúne:
E-mail corporativo
Armazenamento em nuvem
Chat corporativo (Zoho Cliq)
Reuniões online (Zoho Meeting)
Pacote Office online (Writer, Sheet, Show)
Intranet e compartilhamento de arquivos (Zoho Connect)
Tudo isso em um só lugar, com valores a partir de R$ 18 por usuário — uma economia real em relação à contratação de soluções separadas como Gmail + Drive + Zoom + Slack + Microsoft Office.
Por que essa abordagem favorece o Financeiro
O Gerente Financeiro, ao adotar esse modelo, obtém benefícios diretos:
Previsibilidade orçamentária: pagamentos unificados e planejados
Redução do TCO (Total Cost of Ownership): menor custo com licenças, suporte e integração
Maior segurança: controle centralizado de acessos, dados e permissões
Eficiência operacional: menos retrabalho, mais produtividade
Facilidade na auditoria e compliance: relatórios claros, gestão central e histórico acessível
Além disso, ao assumir o protagonismo no controle de custo com software, o Financeiro fortalece seu papel estratégico dentro da empresa, participando ativamente das decisões de transformação digital.
Caso prático: de cinco ferramentas para uma
Imagine uma PME com 30 colaboradores utilizando as seguintes soluções separadas:
Gmail corporativo (Google Workspace): R$ 27 por usuário
Zoom (videoconferência): R$ 70 por mês (plano individual)
Slack (comunicação): R$ 45 por usuário
Dropbox: R$ 60 por usuário
Microsoft Office: R$ 30 por usuário (licença mensal)
Total aproximado: mais de R$ 150 por usuário/mês.
Com o Zoho Workplace, é possível substituir todos esses serviços por um plano integrado que custa até 60% menos. Além da economia, a gestão centralizada facilita o dia a dia do Financeiro e da TI.
O controle começa pelo financeiro
O controle de custo com software não é apenas uma tarefa da área de TI. É uma responsabilidade estratégica que deve ser liderada pelo setor financeiro, com foco em eficiência, padronização e resultado.
Com uma metodologia clara de gestão de licenças e a adoção de plataformas integradas como o Zoho Workplace, é possível reduzir despesas recorrentes, eliminar desperdícios e modernizar a operação sem comprometer a qualidade.
Mais do que cortar gastos, trata-se de investir melhor — e fazer com que a tecnologia funcione a favor do crescimento da empresa.
